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The examples in these pages use Access , which is available to all UB students under the Office license it should work with previous versions also, but you might find menus are in different places. Please note that Access must be installed on the desktop there is currently no online Office App available , and there is no version for the Mac.

If you do not have a Windows machine please give yourself time to complete assignments in the campus labs. To download Access, log in to the MyUB portal and look for the Computer Services portlet on the right hand side, under the icons. Make sure you read the FAQ first. This tutorial will guide you through adding a table to a small database and writing two queries. More specifically, it will cover:.

The example we will walk through is based on the example application that Microsoft ships with every version of Access, called Northwind Traders. The Northwind Traders database is much more complicated than we need, but it is included automatically, and it is an example you can browse more fully after the tutorial if you want to explore, so let’s create it now. To do that, open Access. You should see a screen with something similar to the following.

Click on the Small Business template category circled in green. You should see Northwind as an option on the next page. Click on the template name “Northwind sample” , and on the following screen choose a name for the database I recommend calling it Northwind , and specify which folder you want to save it in.

The click the Create button. Northwind Traders opens by default in application mode, i. We don’t need to look at any of that although feel free to play with it, if you break anything you can simply create it again. Si agrega varios niveles de grupo, usando los botones de las flechas hacia arriba o hacia abajo, puede cambiar la prioridad del agrupamiento. De clic en Siguiente para continuar.

De clic en Finalizar para terminar con el asistente y abrir el informe. El procedimiento para agrupar campos en un reporte es el siguiente: a Abra el archivo de base de datos en donde desea generar su reporte y siga los pasos del tema anterior, desde el inciso a hasta el inciso g. Para seleccionar varios, presione la tecla CTRL. Algunas de las ventajas del modelo relacional son las siguientes: Proveen herramientas que garantizan evitar la duplicidad de datos.

La siguiente figura, muestra un ejemplo de modelo relacional con tres tablas. El procedimiento es el siguiente: a Abra el archivo de base de datos en donde desea crear sus relaciones. Por lo tanto, ayuda a garantizar la exactitud de los datos. Puede editar la cantidad de relaciones entre tablas que sean necesarias en la ventana Relaciones para activar Exigir integridad referencial, repitiendo los pasos de los incisos b y c.

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. El procedimiento para usar una Hoja secundaria de datos es el siguiente: a Abra el archivo de base de datos que contenga las tablas relacionadas.

Es importante recalcar que, los datos que escriba en la fila criterios, deben ser del mismo tipo de datos del campo a filtrar. Observe como, los datos de la tabla padre aparecen en la parte superior del formulario y los de la tabla secundaria, en un subformulario en la parte inferior de la pantalla. De clic en Siguiente para continuar con el asistente.

Normalmente, seleccionaremos la tabla padre, es decir, la que tenga el campo clave principal. Una vez elegido el campo agrupar, de clic en Siguiente. Revise el informe y compruebe que haya quedado correctamente. NOTA: como ejercicio adicional, puede generar un reporte que tenga campos de la tabla tblCustomers y de la tabla tblSales, que muestre las ventas por cliente, ordenadas por fecha.

Utilice el archivo CustomersMultiple de la carpeta Chapter Las bases de datos relacionales se normalizan para: Evitar la redundancia de los datos. Proteger la integridad de datos. Observe como se ha definido como clave principal al campo YIncomeID. Luego de clic en Siguiente para continuar. El procedimiento para crear una clave primaria a partir de dos campos, es el siguiente: a Abra el archivo de base de datos en donde se encuentra la tabla a la que desea crear la clave primaria.

Para generar el reporte el procedimiento es el siguiente: a Abra el archivo de base de datos en donde desea generar su reporte de relaciones. Asigne un nombre al informe y de clic en Aceptar.

Al vincular datos desde una tabla externa, solo se crea un enlace a la fuente de datos original, sin cargar la copia de los datos a nuestra base de datos.

El procedimiento para vincular una tabla es el siguiente: a Abra el archivo de base de datos en donde desea importar una tabla de una base de datos externa. Puede seleccionar varias tablas sin necesidad de presionar la tecla CTRL. No podremos modificar la estructura de una tabla vinculada, es decir, no podremos agregar o quitar campos o cambiar sus propiedades, tampoco podremos exigir integridad referencial al relacionarla con otra tabla. Si desea exigir integridad referencial lo tendremos que hacer desde el archivo original.

En este caso, los cambios hechos en los datos de origen no se reflejan en la base de datos. Considere que, para poder elegir un campo existente como clave principal, este campo no debe contener valores nulos ni repetidos.

Importar datos de Excel e insertarlos en una tabla de Access existente Si lo que desea es anexar datos desde una tabla de Excel a una tabla existente en nuestra base de datos en Access, lo podemos hacer de la siguiente manera. De clic en Aceptar. El procedimiento es el siguiente: a Repita los pasos del procedimiento Importar una tabla de un archivo externo de Excel en nuestra base de datos desde el inciso a hasta el inciso c.

Los procedimientos para importar o vincular datos desde un archivo de texto a nuestra base de datos son bastante similares a los procedimientos para importar y vincular de Excel. Es importante recalcar que, los nombres de los campos de la tabla origen deben de ser exactamente iguales que los de la tabla destino, aunque no es caso sensitivo.

En caso de que ya haya terminado de configurar estas opciones de clic en Siguiente. Para crear una consulta con varias tablas puede realizar el siguiente procedimiento: a Abra el archivo de base de datos en donde desea crear su consulta de varias tablas. Por eso, la cantidad de registros mostrados se reduce considerablemente.

Una vez hecho el cambio, de clic en Aceptar. Si desea guardar una copia de la consulta, con un nuevo nombre, presione la tecla F Para el caso del ejemplo anterior, una muestra de los resultados se ve en la siguiente imagen: Esa nueva tabla puede residir en la base de datos que ha abierto o puede crearla en otra base de datos.

Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas. Si desea hacer cambios en su consulta, los puede hacer en esta vista. Asigne un nombre descriptivo a la consulta considerando el prefijo qry y de clic en Aceptar. Tienen la ventaja de que podemos anexar varios registros de una sola vez, en cambio, si copia manualmente los datos, lo normal es que tenga que realizar varias operaciones de copiar y pegar.

Asigne un nombre descriptivo considerando el prefijo qry y de clic en Aceptar. Para seleccionar varios campos no adyacentes utilice la tecla CTRL. Para cambiar el texto de las etiquetas, de clic dentro de cada una de ellas y escriba el texto deseado. Tenga cuidado de no cambiar el nombre del campo en el cuadro de texto lado derecho ya que, con el nombre del campo es como Access asocia el control con la fuente de datos.

Asigne un nombre descriptivo al formulario, considerando el prefijo frm. Para este caso arrastraremos la tabla tblSales. De esta manera, podemos dar formato a cualquier elemento del formulario o subformulario. Luego de clic en Finalizar. El procedimiento para agregar un cuadro combinado a un formulario es el siguiente: a Abra el archivo de base de datos en donde se encuentra el formulario que quiere editar.

Para este ejemplo, abriremos el formulario creado previamente frmCustomers. Considere algo de espacio del lado izquierdo para que haya lugar para la etiqueta. En caso de ser un nuevo formulario, escriba el nombre considerando el prefijo frm.

Una vez seleccionados los campos, de clic en Siguiente para continuar. La imagen debe tener las dimensiones correctas. Observe como han aparecido los botones agregados. Puede agregar todos los botones de comando que sean necesarios a un formulario. El procedimiento para crear un formulario de Panel de control es el siguiente: a Abra el archivo de base de datos en donde desea crear su formulario de Panel de control.

Operaciones con formularios: para abrir, cerrar, imprimir o actualizar un formulario, entre otras opciones. Operaciones con informes: para abrir, imprimir, enviar o ver una vista preliminar de un informe, entre otras opciones.

Otras: para abrir una consulta, ejecutar un macro o imprimir una tabla. Seleccione el objeto deseado y de clic en Siguiente para continuar. Pruebe los botones creados. En el caso de las etiquetas, escriba el texto deseado.

Una vez configuradas las opciones, de clic en Aceptar. Observe como, ya aparecen ordenados los registros.

Para este ejemplo, calculamos la edad, de acuerdo a la fecha de nacimiento campo Birthday. Para este ejemplo, usamos la taba tblSales como fuente de origen de datos. Observe como se ha eliminado el espacio excedente entre los registros. Observe como se han agregado campos calculados al final de cada grupo pie de grupo. Otra forma de exportar cualquier objeto de una base de datos a otra, es simplemente, copiando y pegando. Asigne un nombre al macro, considerando el prefijo mcr.

En caso de que haya elegido Texto, escriba el texto deseado en el cuadro de texto. A Definitive Guide to Access.

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Part I: Simple Database Techniques 1. Explore Microsoft Access 2. Create Databases and Simple Tables 3. Create Simple Forms 4. Display Data 5. Create Simple Reports. Maintain Data Integrity 7. Create Queries 8. Create Custom Forms 9. Create Custom Reports. Import and Export Data Make Databases User Friendly Protect Databases Work in Access Приведенная ссылка Efficiently.

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